Inleiding
Je doel was helder: binnen 60 dagen die ene cruciale positie invullen. Maar twee maanden later staat de vacature nog steeds open. De oorzaak? Niet een gebrek aan inzet, maar vaak ontbreekt het aan planmatigheid.
Veel organisaties werven nog steeds reactief en opportunistisch. En in deze arbeidsmarkt werkt dat niet meer.
Het gevolg?
- Vacatures blijven onnodig lang open.
- Hiring managers raken gefrustreerd.
- Achterlopen op je concurrenten
Het goede nieuws: voor elk probleem is een oplossing In deze blog nemen we je in 6 stappen mee in hoe je een recruitmentplan bouwt dat wel resultaat oplevert.
Stap 1: Definieer de functie en maak een persona
Te veel wervingsprocessen mislukken omdat bedrijven op zoek zijn naar een spin met vijf poten. De verwachtingen zijn te breed, de functie te vaag en de kandidaat die alles kan, bestaat simpelweg niet.
Daarom begint succes bij duidelijkheid. Definieer, samen met de hiring manager, wat de functie écht inhoudt en wat de organisatie nu nodig heeft, niet wat er ooit in het functieprofiel stond.
Stel scherpe vragen:
- Wat moet deze persoon concreet bereikt hebben na zes maanden?
- Wat zijn de absolute must-haves (hard skills)?
- Waar kun je concessies doen (nice-to-haves)?
- Welke soft skills bepalen succes in het team?
Durf kritisch te zijn. Een intakegesprek is geen formaliteit, maar de basis van succes.
Leg de antwoorden vast in een functieprofiel-document.
Dat is je richtlijn voor alles wat daarna komt: je vacaturetekst, sourcing en selectie.
Van daaruit maak je een kandidaatpersona: een korte beschrijving van het ideale profiel, inclusief drijfveren, uitdagingen en werkvoorkeuren.
Stap 2: Schrijf een vacaturetekst die aansluit op je doelgroep
Nu je weet wie je zoekt, kun je bepalen hoe je die persoon aanspreekt.
Veel vacatureteksten zijn nog geschreven vanuit de organisatie (“wij zoeken…”), terwijl de beste teksten juist worden geschreven vanuit de kandidaat (“jij krijgt…”).
Vraag jezelf af:
- Waar is deze kandidaat écht naar op zoek?
- Wat vindt hij of zij belangrijk in werk?
- Welke toon of stijl past bij deze doelgroep?
Bijvoorbeeld:
Een IT’er wil weten met welke technologieën hij werkt en hoeveel autonomie hij krijgt.
Een operator wil vooral duidelijkheid over werktijden, zekerheid en teamcultuur.
Gebruik het Why–What–How-model:
Why: waarom is deze rol belangrijk voor de organisatie en voor de kandidaat?
What: wat ga je doen, wat bereik je daarmee en wat zijn de arbeidsvoorwaarde (altijd benoemen!)?
How: Hoe maak jij jouw organisatie of team uniek?
Laat de tekst altijd lezen door iemand buiten jouw team. Begrijpt die persoon direct wat de functie inhoudt en waarom het interessant is? Dan zit je goed.
Stap 3: Zet een recruitmentfunnel op
De meeste organisaties meten alleen of een vacature is ingevuld, niet hoe dat proces verloopt en precies daarom blijft verbeteren lastig.
Een recruitmentfunnel laat zien hoeveel kandidaten je nodig hebt voor één succesvolle hire, en waar het proces vertraagt.
Bijvoorbeeld:
- 1.000 mensen worden er benaderd
- 100 gesprekken worden er gevoerd
- 20 gaan er op eerste interviews
- 2 mogen door naar tweede interviews
- 1 krijgt een aanbod
- 1 wordt uiteindelijk aangenomen
Als je deze verhouding kent, kun je sturen.
Zie je dat veel mensen afhaken tijdens het eerste gesprek? Dan benader je de verkeerde doelgroep. Vallen er veel af na het tweede gesprek? Dan is het functieprofiel of de verwachtingen nog niet scherp genoeg.
Visualiseer je funnel in een simpel dashboard.
Houd per fase bij: volume, conversie en afhaakredenen.
Zo kun je op tijd bijsturen en zie je precies wat werkt en wat niet.
Stap 4: Zet je het netwerk van je eigen medewerkers in
Voordat je de hele arbeidsmarkt opgaat, kijk eerst dichter bij huis.
De kans is groot dat de beste kandidaten al in het netwerk van je eigen medewerkers zitten.
Referral recruitment is één van de meest effectieve én efficiënte manieren om vacatures te vullen.
Kandidaten die via-via komen:
- Passen beter bij de cultuur,
- Blijven langer,
- Zijn vele malen goedkoper
Maar dat werkt alleen als je het structureel aanpakt.
Stap 5: Analyseer én stuur maandelijks bij
Data zonder actie heeft geen waarde. Analyseer daarom maandelijks je recruitmentfunnel en bespreek de resultaten met de hiring managers.
Gebruik data als gespreksstarter, niet als verdedigingsmiddel.
Zo creëer je begrip, inzicht én verbetering.
Recruitment is een continu leerproces.
Wat deze maand werkt, hoeft volgende maand niet hetzelfde resultaat te geven.
- Gebruik je data dus om maandelijks bij te sturen:
- Verschuif budget naar de best presterende kanalen.
- Pas je boodschap aan op basis van feedback van kandidaten.
- Versnel besluitvorming als de doorlooptijd oploopt.
- Meet niet alleen snelheid, maar ook kwaliteit en retentie.
Plan elke maand een vast overlegmoment met de business. Niet om te verantwoorden, maar om gezamenlijk te verbeteren.
Stap 6: Borg het plan en sla alles op
Als je wilt dat je aanpak blijft werken, leg je alles vast op een plek bijvoorbeeld in je ATS, aangevuld met een simpele wiki of Notion-pagina. Daarin staat wat de rol precies is, wie je zoekt (persona), welke vragen je stelt en hoe je beoordeelt. Je ziet er ook je funnel terug: hoeveel kandidaten per stap, waar mensen afhaken, welke kanalen het beste presteren en hoelang het proces duurt. En je noteert wat je leert: wat hebben we geprobeerd, wat werkte, wat stoppen we?
Wanneer deze rol terugkomt, heb je alles al klaarstaan. Je weet wie je zoekt, wat je moet zeggen, waar je moet werven, hoe je beoordeelt en hoelang het gemiddeld duurt. Je kunt meteen starten en gericht bijsturen om zo sneller tot een hire te komen.
Samenvatting
- Definieer de rol & persona: scherp, haalbaar, op resultaat.
- Schrijf doelgroepgericht: Why/What/How in taal van de kandidaat.
- Bouw je funnel: meet volume, conversies en afhaakredenen.
- Activeer referrals: gebruik je eigen medewerkers.
- Stuur maandelijks bij: data als gespreksstarter, niet als verdediging.
- Borg & documenteer: een plek waar je alles vastlegt.
Resultaat: van reactief naar voorspelbaar werven, minder ruis, snellere besluiten en betere matches.
