Inleiding

Kandidaten komen binnen, maar de vacature staat al maanden open. Ergens in het proces haken ze af. Wat is de reactie van de meeste organisaties? Meer budget vrijmaken. Een extra bureau inschakelen. Meer kanalen inzetten. De redenering is begrijpelijk: hoe meer kandidaten, hoe groter de kans dat de vacature wordt ingevuld.
In theorie klopt dat. In de praktijk is het dweilen met de kraan open.
Wat veel organisaties niet doorhebben, is dat kandidaten niet afhaken omdat de functie niet aansluit of omdat ze kwalitatief niet goed genoeg zijn. Ze haken af, omdat het proces niet klopt. En zolang je dat niet oplost, helpt meer volume je niet verder.

Sturen op kwantiteit zonder te weten waar het probleem zit

Veel recruitmentdoelstellingen zijn volumegericht. Voor deze vacature moeten minimaal 100 sollicitaties binnenkomen of voor deze vacature moeten we 200 kandidaten benaderen. Het zijn targets die houvast bieden, maar die voorbijgaan aan de echte vraag: waarom lukt het niet?

Het probleem met volumedenken is dat het de aandacht verlegt naar de bovenkant van de funnel, terwijl het lek vaak onderin zit. Je blijft investeren in instroom, meer advertenties, meer berichten, meer bereik, terwijl de echte oorzaak onbehandeld blijft, want ook al blijven er meer kanidaten binnen komen die kandidaten vallen uiteindelijk alsnog af.        Hierdoor blijft de vacature openstaan en neem de frustratie toe.Organisaties die in deze cyclus terechtkomen, herkennen het patroon vaak wel, maar weten niet waar ze moeten ingrijpen. Het voelt veiliger om te investeren in iets wat meetbaar is, aantal sollicitaties, aantal benaderde kandidaten, dan om kritisch te kijken naar wat er in het proces zelf misgaat. Maar dat gevoel van controle is misleidend. Meer input lost een procesprobleem niet op.

Wat wij bedoelen met sturen op kwaliteit. 

Sturen op kwaliteit gaat verder dan het beoordelen van kandidaten. Het betekent ook kritisch kijken naar het recruitmentproces; van de eerste intake tot het moment na de onboarding.
Veel mensen associëren kwaliteit in recruitment met de vraag: is dit een goede kandidaat? Dat is slechts één deel van het verhaal. Sturen op kwaliteit betekent ook: is het profiel scherp genoeg gedefinieerd? Sluit het salaris aan op de markt? Worden kandidaten snel genoeg teruggebeld? Weet de hiring manager hoe hij of zij een kandidaat enthousiasmeert voor de rol?

Een kwaliteitsslag in je proces betekent dat je met minder geld, minder tijd en minder middelen een vacature kunt invullen. Niet omdat je geluk hebt, maar omdat je weet wat je moet doen voordat een vacature online gaat. Je kent het profiel, je weet waar je doelgroep zit en je hebt het proces zo ingericht dat kandidaten niet onnodig afhaken. Dat is geen luxe, dat is de basis van goed recruitment.

Breng de funnel in kaart

Voordat je een vacature live zet breng dan de funnel in kaart. Een recruitmentfunnel vertelt namelijk een verhaal, als je weet hoe je hem leest. De meeste organisaties kijken naar het eindresultaat: is de vacature ingevuld of niet? Maar de echte informatie zit in de conversiepercentages tussen de stappen. Waar haken kandidaten af? En waarom?

Neem dit voorbeeld van een vacature die wij recent hebben ingevuld:
Intakes: 115
Interview 1: 17
Interview 2: 10
Offer: 3
Hire: 2

Op het eerste gezicht lijkt dit een redelijke funnel. Maar kijk naar de conversie van interview 2 naar offer: slechts 3 van de 10 kandidaten krijgen een aanbod. Dat is 30%. Wat bleek er aan de hand?

Van de 10 kandidaten in het tweede interview vielen 2 af op salaris, iets wat al in het eerste gesprek gechallenged had moeten worden. Nog eens 5 trokken zich terug, omdat de doorlooptijd te lang was. De hiring manager had onvoldoende tijd om het proces actief te bewaken, waardoor kandidaten wekenlang niets hoorden en intussen elders een aanbod accepteerden.

Meer kandidaten aanleveren had dit niet opgelost. De knelpunten zaten niet aan de voorkant van de funnel; ze zaten midden in het proces. Dit is precies waarom het zo belangrijk is om de funnel niet alleen bij te houden, maar er ook actief conclusies uit te trekken. Elke stap in de funnel is een signaal. De vraag is of je bereid bent ernaar te luisteren

Ken je doelgroep

Naast het bewaken van het proces is het essentieel dat je weet wie je zoekt en waar je diegene vindt. Want onnodig budget uitgeven aan kanalen die je doelgroep niet bereiken, is een van de meest gemaakte fouten in recruitment.
Niet elke doelgroep is actief aan het zoeken. Een groot deel van de beste kandidaten is passief; ze reageren niet op een vacature, maar zijn wel open voor een goed gesprek op het juiste moment. Als je dat weet, pas je je aanpak daarop aan in plaats van harder te roepen op dezelfde kanalen.

Dat betekent ook dat je eerlijk moet zijn over de aantrekkelijkheid van de rol. Is de functieomschrijving realistisch? Past het salaris bij het profiel dat je zoekt? Vraag je iemand met vijf jaar ervaring voor een juniorsalaris, dan is het probleem niet het kanaal, dan is het de verwachting. Dat is een gesprek dat je intern moet voeren voordat je extern zoekt.

Wat sturen op kwaliteit in de praktijk betekent

Sturen op kwaliteit begint vóór de vacature online gaat. Het betekent samen met de hiring manager scherp krijgen wie je écht zoekt, niet het ideale plaatje, maar het realistische profiel van iemand die succesvol kan zijn in deze rol. Het betekent de funnel actief monitoren en op tijd bijsturen als conversiepercentages afwijken van wat je verwacht. En het betekent eerlijke gesprekken voeren over salaris, doorlooptijden en de manier waarop kandidaten worden ontvangen tijdens het proces.

Daarbij hoort ook een stuk coaching van de hiring manager. Want recruitment is niet alleen de verantwoordelijkheid van de recruiter. Een hiring manager die drie weken wacht met terugkoppelen, die kandidaten niet weet te enthousiasmeren voor de rol, of die halverwege het proces het gewenste profiel bijstelt, ondermijnt het hele proces, hoe goed de werving aan de voorkant ook is ingericht.
Het zijn geen grote ingrepen. Maar ze maken het verschil tussen een vacature die maanden openstaat en een die binnen zes weken is ingevuld. 

Recruitment is geen volumespel

Meer kandidaten is een middel, geen strategie. Organisaties die structureel vacatures snel en goed invullen, doen dat niet omdat ze meer budget hebben of meer kanalen inzetten dan de rest. Ze doen het omdat ze weten waar het probleem zit en daar gericht op sturen.
Dat vraagt om een andere mindset. Eén waarbij je bereid bent om kritisch naar jezelf te kijken. Waarbij je de vraag “hoe komen we aan meer kandidaten?” vervangt door “Waarom lukt het ons niet om deze vacature in te vullen?” Het antwoord op die tweede vraag leidt je veel sneller naar de oplossing.
Dat is sturen op kwaliteit.